Le motivazioni per cui i messaggi non vengono consegnati o finiscono nella posta indesiderata sono molteplici e differenti.
Alcuni dei casi principali e come trovare la soluzione più idonea alle singole problematiche sono elencati di seguito.
1) Perché le email non vengono consegnate?
Quando si parla di email non consegnate va effettuata una distinzione tra le email che non vengono consegnate alla casella del destinatario e le email che vengono consegnate ma finiscono invece nello SPAM.
Le email che non vengono consegnate alla casella del destinatario sono di due tipologie e vengono raggruppate sotto l'etichetta di "Hard Bounce" e "Soft Bounce".
a) Hard Bounce
L’email viene classificata in Hard Bounce quando viene inviata ad un indirizzo che non esiste oppure è stato chiuso, ad esempio il caso più diffuso è quando è associato ad un sito non più online. L'invio email a contatti con Hard Bounce riduce il tasso di consegna sia per un elemento facilmente intuibile, se gli indirizzi non esistono più non potrai mai raggiungerli, sia perché “l'inattività” di questi destinatari incide in maniera più ampia sulla deliverability anche verso le email attive.
Tutti i Server adpHosting hanno un sistema preventivo che automaticamente blocca i contatti che restituiscono un hard bounce e non ne consente più l'invio. Nella sezione Email - Traccia Recapito (Track delivery) troverai tutti gli indirizzi per i quali si è verificato un problema e verifica che tra questi contatti non ci siano email semplicemente trascritte male. Per le email effettivamente non attive è consigliabile la rimozione.
b) Soft Bounce
I Soft Bounce sono invece messaggi che vengono temporaneamente rifiutati, in genere a causa di problemi con la casella email o il server del destinatario (ad esempio, la casella email è piena oppure il server è inattivo). L'email potrebbe essere conservata sul server del destinatario e consegnata successivamente, oppure il programma di posta elettronica del mittente potrebbe tentare di consegnarlo nuovamente. Il soft bounce riguarda quindi uno stato di indisponibilità temporanea dell'indirizzo email e quindi i contatti non verranno considerati dei “bad contact data” ma rimarranno disponibili per successivi invii.
Vi sono poi casi per cui alcuni soft bounce diventano hard bounce, ad esempio accade quando il destinatario ha un’email su Yahoo, Libero o Hotmail. Questi provider possono avere dei problemi tecnici temporanei e la mail può impiegare fino a ventiquattro ore per essere consegnata.
2) Perché i messaggi finiscono nello SPAM
L’ultimo caso per cui l’email non raggiunge il destinatario è che questa venga inviata e consegnata correttamente nella casella email del destinatario ma finisce nello SPAM. Uno dei motivi principali per cui le email arrivano nello spam è che le politiche anti-spam dei fornitori di servizi di posta elettronica (GMAIL, Yahoo!, Hotmail, Libero, etc.) stanno diventando sempre più rigide.
I motivi per cui le tue email potrebbero andare nello SPAM sono principalmente:
- L'origine dell'Email (IP)
- La reputazione del mittente
- Il contenuto dell'email (utilizzo di alcune parole nell’oggetto o nel testo dell’email)
- Engagement dei destinatari
Per evitare di finire nello SPAM dovrai fare attenzione alla qualità delle tue comunicazioni, alla scelta dei tuoi destinatari e all’interazione che questi avranno con i tuoi messaggi.
3) Come evitare che i messaggi finiscano nello SPAM
Tutti i servizi hosting ed i domini collegati gestiti dalla piattaforma adpHosting sono normalmente già configurati per rispettare le linee guida dei maggior providers sull'invio della posta elettronica. Per verificare comunque l'esistenza di qualche problema di configurazione è possibile effettuare una scansione mediante strumenti appositi per verificare che nostro dominio e di conseguenza le nostre email non siano in blacklist.
Uno dei migliori strumenti è MxToolBox il quale è in grado di elaborare un dettagliato report in pochi secondi. I test da effettuare sono: Blacklists ed Email Health.
Nel caso in cui i test effettuati dovessero riscontrare qualche problema ed il vostro piano hosting include il servizio di assistenza CMS Managed, vi consigliamo di aprire direttamente un ticket di assistenza tecnica con una descrizione del problema riscontrato e dei risultati dei test effettuati. I nostri tecnici specializzati provvederanno ad effettuare la configurazione corretta riconfigurando il servizio.
Per i piani hosting gestiti invece autonomamente, occorrerà seguire le indicazioni dei risultati dei test effettuati con cura particolare ai settings relativi a SPF, DKIM e DMARC. Il nostro servizio di assistenza è comunque a vostra disposizione in caso di difficoltà.
La stragrande maggioranza dei test effettuati con MxToolBox sui servizi da noi gestiti si conclude normalmente con un risultato positivo quindi il problema non dipende da una configurazine non corretta del vostro dominio. Non c'è nessuna ragione per cui la vostra posta debba essere marcata come probabile "spam" e questo rientra quindi in quelle casistiche causate dalle politiche anti-spam dei fornitori di servizi di posta elettronica (GMAIL, Yahoo!, Hotmail, Libero, etc.) ormai sempre più rigide, che talvolta filtrano anche messaggi che non dovrebbero essere classificati come spam.
Quello che possiamo fare quindi è istruire l’algoritmo della casella email del destinatario, così che il problema possa scomparire man mano, indicando al programma di posta che l'email ricevuta è "attendibile" o "non spam" come visualizzato di seguito (Gmail).
Questa operazione andrà eseguita più volte e con diversi destinatari periodicamente. Se effettuata correttamente, nel giro di alcuni giorni la problematica dovrebbe rientrare una volta che i server dei providers di posta avranno aggiornato il vostro dominio marcandolo come affidabile.
